Une PME automatise ses relances Outlook uniquement avec n8n

Hyperstack a conçu un bot n8n sur mesure, branché directement sur Outlook, structuré en cinq volets :

1. Activation par transfert d'e-mail

• Le collaborateur transfère n'importe quelle chaîne d'emails vers une adresse dédiée, en précisant les paramètres de la séquence : nombre de messages, contenu de chaque relance, destinataires, CC, heure d'envoi.

2. Lecture automatique du contexte et extraction des paramètres

• Un workflow n8n intercepte l'email reçu sur l'adresse dédiée,
• Lit la chaîne d'emails d'origine pour récupérer les destinataires, le sujet et l'historique,
• Récupère les paramètres de la séquence écrits par le collaborateur.

3. Génération et planification des brouillons Outlook

• n8n utilise l'API Outlook pour créer des brouillons pré-remplis dans la boîte du collaborateur,
• Chaque brouillon est planifié pour l'heure d'envoi définie.

L'API Outlook est l'interface qui permet à n8n de lire les messages, créer des brouillons et détecter les réponses dans la boîte Outlook d'un collaborateur, sans mot de passe.

4. Détection de réponse et arrêt automatique

• Un workflow surveille la boîte du collaborateur,
• Détecte toute réponse du client dans la chaîne d'emails,
• Dès l'arrivée d'une réponse, supprime les brouillons restants pour éviter une relance indésirable.

Une séquence de relance est une série d'emails envoyés automatiquement à intervalles définis. L'arrêt automatique sur réponse est critique : envoyer une relance après un engagement du client casse la relation et annule le bénéfice de la démarche.

5. Supervision légère et logs

• Journal des séquences lancées, des messages envoyés et des clients qui ont répondu,
• Aucun outil tiers, aucun abonnement supplémentaire, tout reste dans Microsoft 365.

Agent IA de relances contextualisées

• Génération automatique du corps de chaque relance à partir du contexte de l'échange (sujet, jours écoulés, ton détecté),
• Brouillon soumis au collaborateur pour validation en 1 clic dans Outlook.

• Zéro abonnement à un outil tiers de campagnes mails
• Séquences programmables en quelques secondes depuis Outlook
• Arrêt automatique de la séquence dès qu'un client répond
• Intégration native dans l'écosystème Microsoft 365 déjà en place
• Personnalisation complète des déclencheurs, du nombre de messages, des heures d'envoi et des destinataires
• Sur mesure : logique d'exécution adaptée au processus de l'équipe
• Relances contextualisées en quelques secondes au lieu de l'écriture manuelle