Une PME industrielle automatise le rapprochement de 8 500 factures fournisseurs entre Pennylane et son ERP Syteline
8 500 factures fournisseurs rapprochées et saisies automatiquement entre Pennylane et Syteline V10
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Situation Initiale
Une PME industrielle française d'une centaine de collaborateurs reçoit 8 500 factures fournisseurs par an. Sa comptabilité s'appuie sur Pennylane pour la centralisation des factures et sur l'ERP Syteline V10 pour la gestion des achats et la comptabilité analytique.
Jusqu'à présent, le rapprochement entre les deux outils se faisait à la main. Chaque facture devait être ouverte, comparée à la commande d'achat correspondante, puis saisie écran par écran dans Syteline V10 selon une séquence comptable précise. Le service comptabilité y passait plusieurs jours par mois et le risque d'erreur de saisie augmentait avec le volume.
L'arrivée progressive de la facturation électronique en France ajoutait une contrainte supplémentaire : fiabiliser en amont le traitement des factures fournisseurs. L'équipe informatique, réduite à deux personnes, ne pouvait pas porter ce chantier en interne sans appui extérieur.
Mise en œuvre
Hyperstack a livré la solution en cinq volets, du cadrage à la production.
1. Cadrage contractualisé
- Tous les cas métier tranchés en amont : factures multi-Ordre d'Achat, sans Ordre d'Achat, avoirs, doublons, factures sans réception,
- Accès API Syteline validé, format du rapport Excel et alertes définis.
2. Synchronisation quotidienne Pennylane vers n8n
- Factures fournisseurs extraites automatiquement tous les jours,
- Données clés remontées : fournisseur, référence, OA, montants, lignes, frais de port, frais divers,
- Aucune intervention manuelle entre Pennylane et l'ERP Syteline V10.
3. Comparaison automatique et saisie dans l'ERP Syteline
- Chaque facture comparée sur 5 critères : prix, quantité, frais de port, frais divers, montant total,
- Factures conformes saisies, ajustées, écrites au journal sans intervention humaine,
- Exceptions mises en attente automatiquement,
- Rapport Excel quotidien (Écarts à traiter / Historique) et alerte mail en cas d'incident.
4. Agent IA de classification des écarts
- Factures non conformes classées par type d'écart,
- Correctif probable suggéré pour chaque cas, basé sur l'historique fournisseur,
- Écarts priorisés par impact financier,
- La comptabilité ne traite plus que des exceptions préqualifiées.
5. Passage en production
- Phase de tests approfondis couvrant tous les cas spécifiques,
- Documentation complète remise et utilisateurs clés formés.
Résultats
- 8 500 factures fournisseurs traitées automatiquement par an entre Pennylane et Syteline V10
- Saisie comptable automatique des factures conformes dans Syteline V10
- Rapport Excel quotidien pour piloter écarts et historique
- Équipes autonomes sur le nouveau processus dès la bascule en production
- Déploiement préparé pour une autre entité du groupe, avec un doublement du volume de factures à terme
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