GE Healthcare divise par 4 le traitement de ses invitations médecins
Une application sur mesure (Xano + interfaces par rôle) qui fait passer la création d'une invitation de 45 à 10 minutes
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Situation Initiale
Filiale de General Electric, GE Healthcare est un groupe mondial d'équipements médicaux (5 000+ collaborateurs en France). La relation commerciale avec les professionnels de santé est soumise à un cadre réglementaire strict de transparence : chaque visite invitant un praticien doit être documentée via une demande IPP (Interaction avec les Professionnels de Santé) incluant accord d'hospitalité, programme, agenda et budget prévisionnel.
Avant l'intervention, chaque demande d'invitation était stockée dans un fichier Excel dédié (un par demande), qui ne fonctionnait pas comme une base de données et limitait toute analyse transverse. La génération des documents contractuels se faisait à la main, et la communication passait par email.
Résultat : une seule demande prenait 45 minutes, sans compter les allers-retours entre équipes, le suivi de la signature des conventions et les rappels aux professionnels de santé invités.
L'ambition : centraliser toutes les demandes dans un outil unique, automatiser la génération des documents et les étapes manuelles, et créer une interface personnalisée par rôle pour diviser par 4,5 le temps de création d'une demande.
Mise en œuvre
Hyperstack a déployé cet outil en 2 à 3 mois, structuré en quatre volets :
1. Cadrage fonctionnel et co-construction des spécifications (2 semaines)
- Ateliers avec les équipes GE Healthcare France pour formaliser les récits utilisateurs, cartographier les processus cibles et valider l'architecture de données avant le premier développement.
2. Architecture Xano structurée en cinq entités réutilisables
- Base projet (date, modalités, lieu, pays, dates d'événement et de voyage),
- Base sites médicaux (typologie rémunéré / non rémunéré),
- Base clients (professionnels de santé issus de l'Annuaire Santé ou ajoutés manuellement),
- Base utilisateurs GE (nom, email, téléphone, centre de coût),
- Base prises en charge (transport, hôtel, transfert) rattachables à un ou plusieurs clients d'un même projet.
Xano est une plateforme no-code de backend qui permet de construire une base de données relationnelle et ses API sans écrire de code, tout en restant ouverte aux développeurs. Couplée à une interface sur mesure, elle est plus rapide à déployer qu'un développement complet et plus flexible qu'un logiciel métier en ligne.
3. Automatisations Make de génération des documents contractuels
- Génération automatique des trois documents utiles en interne à GE et aux invités,
- Mails de relance automatiques aux équipes à chaque étape critique du workflow.
4. Interfaces responsive par type d'utilisateur, web et mobile
- Équipe en charge des invitations (pilotage qualité et suivi transverse),
- Utilisateurs GE Healthcare (création de la demande depuis l'ordinateur ou le téléphone),
- Agence de voyage (accès aux informations de voyage, validation des hôtels et billets en commentaire plutôt que par email).
Résultats
- Temps de création d'une demande d'invitation réduit de 45 minutes à 10 minutes
- Base centralisée Xano qui remplace les fichiers Excel et les échanges email
- Documents contractuels générés automatiquement avec signature digitale et relances automatiques
- Alertes automatiques aux invités n'ayant pas signé la convention et à l'équipe en charge des invitations
- 3 interfaces personnalisées par rôle, accessibles en web et mobile
- Parcours conforme aux exigences réglementaires de transparence propres aux équipementiers médicaux
- Architecture duplicable pour les autres typologies de demandes
- Rejets internes pour non-complétude réduits grâce à la vérification IA en amont
"Ils ont développé en un temps record une application qui a permis une adoption rapide et adaptée aux processus internes. Cette collaboration a transformé notre façon de gérer les demandes IPP."
Armand, Directeur de l'innovation · Concentrix (pour GE Healthcare)
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Témoignages clients
Ils ont transformé leurs opérations
Nous avons choisi Hyperstack pour mettre en place une infrastructure de données moderne et moins coûteuse. Ils nous ont accompagnés lors de la migration, créé de nouveaux rapports publicitaires et e-commerce pour nos clients, et réduit nos coûts liés aux outils par dix.
Réduction des coûts data de 70%
Co-founder & COO
Média
Hyperstack nous a accompagnés pour automatiser un processus critique pendant notre phase de scale. Ils ont su être réactifs et s'ajuster aux besoins qui ont évolué au fur et à mesure des semaines, merci à vous !
10h gagnées par semaine sur la conformité
Co-founder
Scale-up Tech
En tant que régie, notre donnée est éclatée entre une dizaine de plateformes (Google, Meta, TikTok, Amazon, The Trade Desk…). Hyperstack a unifié tout ça dans un datalake BigQuery et des dashboards Looker fiables, en réconciliant des écarts qu'on traînait depuis longtemps. On a aujourd'hui un reporting multi-plateformes cohérent, sur lequel on peut vraiment s'appuyer. Équipe réactive et solide techniquement, un vrai partenaire data.
10+ plateformes centralisées
Head of Data and Adtechnology
Media
Avant leur intervention, chaque sinistre nécessitait 15 minutes de traitement manuel, un processus laborieux et sujet aux erreurs. Aujourd’hui, grâce à leur automatisation sur mesure, tout est traité en 5 secondes, avec une précision impressionnante.
📈 ROI +180% en 6 mois
Président
PME
Hyperstack est devenu un partenaire clé pour innover rapidement. Nous avons déployé une stratégie no-code sur nos business units, initiant une véritable révolution interne. Résultat : réduction des coûts de développement, meilleure sélection des opérations et efficacité accrue.
3 applications métiers créées en 2 mois
Global Innovation and transformation Manager
BPO
Chez Valiuz, nos processus internes se sont considérablement améliorés, grâce à Hyperstack. Leur capacité à déployer rapidement un outil, couplée à leur flexibilité, a fourni une base solide pour de nouvelles améliorations. Hyperstack s'est démarqué en personnalisant des solutions adaptées à nos besoins et en conseillant sur les bons outils, en alignant vraiment avec nos objectifs.
3h gagnées / semaine pour chaque commercial
Head of product SI Media
Média
Hyperstack a transformé nos processus en automatisant nos tâches sur Airtable et en créant une interface partenaire sur mesure. Moins d’erreurs, moins d’e-mails, et une équipe beaucoup plus productive. Merci à eux !
60 collaborateurs onboardés sur une application métier
Chief Operating Officer (COO)
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