Crystal décharge son équipe IT des tickets répétitifs grâce à n8n
Automatisation via n8n de l'intégration et du départ d'un collaborateur dans l'écosystème Microsoft
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Situation Initiale
Le Groupe Crystal est une ETI du secteur informatique organisée en plusieurs entités, avec une DSI Groupe qui pilote l'infrastructure et les outils pour l'ensemble. Au quotidien, une équipe informatique de plusieurs personnes traite un volume continu de tickets Freshservice dont une part significative relève de tâches répétitives sans valeur ajoutée : création de comptes, affectation de droits, approvisionnement logiciel, gestion de messagerie, suivi matériel.
Ces actions s'enchaînent manuellement entre Freshservice et plusieurs systèmes Microsoft (Entra ID, Active Directory, Intune, Outlook). Elles consomment du temps informatique qui ne peut pas être alloué aux sujets à plus forte valeur, génèrent des erreurs, et ne passent pas à l'échelle quand le groupe grandit.
L'ambition de Crystal : faire de n8n la plateforme d'automatisation transverse du groupe pour décharger l'équipe informatique, en commençant par les deux processus les plus critiques et bien délimités (intégration et départ d'un collaborateur).
Mise en œuvre
Hyperstack a livré les deux premiers workflows d'automatisation informatique, structurés en cinq volets :
1. Cadrage et priorisation des tickets à automatiser
- Analyse des tickets Freshservice les plus récurrents,
- Priorisation par volume et effort d'automatisation,
- Sélection des deux premiers processus (intégration et départ d'un collaborateur).
2. Automatisation de l'intégration d'un collaborateur
- Création automatique du compte dès la réception du ticket Freshservice d'arrivée,
- Routage entre compte cloud ou hybride selon la société et le site,
- Affectation aux groupes et listes de distribution,
- Remontée dans le ticket et notifications aux bonnes équipes.
Un workflow n8n enchaîne automatiquement plusieurs actions entre outils (Freshservice, Entra ID, Active Directory, Intune, Outlook) sur déclenchement d'un événement. Il remplace une séquence manuelle de manipulations inter-systèmes par un enchaînement programmable, monitorable et évolutif.
3. Automatisation du départ d'un collaborateur
- Récupération du matériel via Intune,
- Gestion de la messagerie (boîte partagée, message d'absence ou redirection),
- Rappel automatique à 3 mois,
- Suppression définitive du compte en fin de cycle.
4. Tests, documentation et autonomie de l'équipe informatique
- Matrice de tests couvrant les cas types,
- Documentation technique (schémas de flux, paramétrage des connecteurs, guide d'exploitation),
- Formation des équipes internes pour diagnostiquer une erreur et modifier une règle métier en autonomie.
Agent IA de diagnostic des erreurs
- Agent Claude branché sur les workflows n8n d'intégration et de départ,
- Détection automatique des échecs (compte impossible, groupe non trouvé, accès non attribué),
- Analyse des journaux d'exécution et proposition d'une action corrective, soumise à validation en 1 clic dans Freshservice.
5. Socle pour généraliser l'automatisation informatique
- Architecture n8n pensée pour accueillir les prochains workflows (demandes d'accès, réinitialisation de mot de passe, approvisionnement de logiciels), avec compte de service aux droits minimaux, stockage sécurisé des secrets et journaux exhaustifs.
Résultats
- Équipe informatique déchargée sur deux premiers processus à haute fréquence : intégration et départ d'un collaborateur
- 2 workflows livrés, testés et documentés, prêts à prendre en charge chaque ticket Freshservice sans intervention manuelle
- Écosystème Microsoft orchestré de bout en bout : Freshservice, Entra ID, Active Directory, Intune, Outlook
- Autonomie de l'équipe informatique Crystal sur la maintenance et l'évolution des workflows
- Architecture prête à l'échelle pour accueillir les prochains workflows informatiques
- Base pour généraliser n8n comme plateforme d'automatisation transverse du groupe
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Témoignages clients
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Nous avons choisi Hyperstack pour mettre en place une infrastructure de données moderne et moins coûteuse. Ils nous ont accompagnés lors de la migration, créé de nouveaux rapports publicitaires et e-commerce pour nos clients, et réduit nos coûts liés aux outils par dix.
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Co-founder & COO
Média
Hyperstack nous a accompagnés pour automatiser un processus critique pendant notre phase de scale. Ils ont su être réactifs et s'ajuster aux besoins qui ont évolué au fur et à mesure des semaines, merci à vous !
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En tant que régie, notre donnée est éclatée entre une dizaine de plateformes (Google, Meta, TikTok, Amazon, The Trade Desk…). Hyperstack a unifié tout ça dans un datalake BigQuery et des dashboards Looker fiables, en réconciliant des écarts qu'on traînait depuis longtemps. On a aujourd'hui un reporting multi-plateformes cohérent, sur lequel on peut vraiment s'appuyer. Équipe réactive et solide techniquement, un vrai partenaire data.
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Head of Data and Adtechnology
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Avant leur intervention, chaque sinistre nécessitait 15 minutes de traitement manuel, un processus laborieux et sujet aux erreurs. Aujourd’hui, grâce à leur automatisation sur mesure, tout est traité en 5 secondes, avec une précision impressionnante.
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3 applications métiers créées en 2 mois
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Chez Valiuz, nos processus internes se sont considérablement améliorés, grâce à Hyperstack. Leur capacité à déployer rapidement un outil, couplée à leur flexibilité, a fourni une base solide pour de nouvelles améliorations. Hyperstack s'est démarqué en personnalisant des solutions adaptées à nos besoins et en conseillant sur les bons outils, en alignant vraiment avec nos objectifs.
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Média
Hyperstack a transformé nos processus en automatisant nos tâches sur Airtable et en créant une interface partenaire sur mesure. Moins d’erreurs, moins d’e-mails, et une équipe beaucoup plus productive. Merci à eux !
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Chief Operating Officer (COO)
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