Une agence SEO pilote automatiquement sa rentabilité avec un ERP Airtable sur mesure

Hyperstack a conçu l'outil de production sur Airtable, structuré en cinq volets :

1. Gestion de production par tickets

• Chaque tâche est un ticket dans Airtable,
• Estimation en story points,
• Suivi du statut (à faire, en cours, en revue, fait),
• Assignation à un contributeur.

Un story point est une unité d'estimation d'effort utilisée en gestion de projet agile. Elle combine complexité, volume et incertitude d'une tâche et sert à mesurer la vélocité d'une équipe, plutôt que d'estimer en jours-homme.

2. Suivi du temps passé par projet

• Chaque membre ajoute son temps passé sur chaque ticket,
• Le temps est automatiquement rattaché au projet et au client,
• Distinction automatique entre forfait (montant fixe) et run (temps passé mensuel).

3. Outil de production connecté à la facturation

• Génération automatique des factures depuis Airtable vers Pennylane,
• Projets run facturés sur la base du temps saisi, forfaits facturés par jalon,
• Le statut de paiement est synchronisé automatiquement.

4. Pilotage de la vélocité et de la rentabilité

• Suivi de la capacité de production par période,
• Calcul de la marge par projet en forfait,
• Détection des projets run sans facture associée,
• Dashboard financier connecté pour une vision temps réel du CA.

5. Interface client et transparence

• Portail de suivi accessible aux clients pour visualiser l'avancement des tickets, les livrables et le temps consommé.

Agent IA de qualification des tickets

• Estimation automatique de la complexité à partir de la description du ticket,
• Suggestion d'une charge initiale,
• Repérage automatique des tickets run au-delà de 20 % du budget initial.

Agent IA de génération automatique des comptes rendus

• Rédaction hebdomadaire de la synthèse partagée au portail client,
• Environ 2 heures par semaine et par manager libérées.

• Plus de 200 projets gérés dans un seul outil, de la création du ticket à la facture
• 15 contributeurs (10 internes + 5 freelances) saisissent leur temps au même endroit
• Facturation automatisée de bout en bout : Airtable génère les brouillons, Pennylane finalise et envoie
• Vision temps réel de la rentabilité par projet et par type de contrat (forfait ou run)
• Plus de 40 clients actifs suivent l'avancement de leurs projets en toute transparence
• Plus de réconciliation manuelle entre temps passé et factures
• Débordements forfait réduits d'environ 15 % grâce à la prédiction de dérive budgétaire
• Capacité de production en hausse d'environ 5 à 10 % grâce à l'assistant IA de planification

"On voulait un outil où chaque heure passée par l'équipe alimente directement la facturation et le pilotage. Aujourd'hui, de la création d'un ticket à l'envoi de la facture, tout est automatisé dans Airtable."
CEO · Agence SEO